Seinäjoen Martat ry:n yleinen tietosuojaseloste
Tämä on yhdistyksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 2.1.2024.
Tässä selosteessa kerrotaan, miten käytämme keräämiämme henkilötietoja. Eli millä perusteella niitä käytämme sekä miten keräämme ja säilytämme niitä. Seinäjoen Martat ry:llä on myös erillinen Jäsenluettelon rekisteriseloste, jonka saa pyydettäessä yhdistykseltä nähtäville. Tässä selosteessa kerrotaan muiden kuin jäsenrekisteriin kerättävien tietojen keräämisestä ja säilytyksestä.
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tarja Hytinkoski, martat.seinajoki@gmail.com
2. Rekisterin nimi
Seinäjoen Martat ry:n yleinen tietosuojarekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Tallennamme vain tapahtuman tai toiminnan järjestämisen kannalta oleellisia henkilötietoja. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on todentaa henkilön jäsenyys tai saada tapahtuman ajaksi tarvittavat tiedot tapahtumaan osallistujasta. Näiden tarkoituksenmukaisten tietojen keräämisellä tapahtumien ajaksi huolehdimme yhdistyksen jäsenien ja tapahtumaan osallistuvien edun toteumisesta.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee toiminnassaan seuraavia tietoja:
· Nimi
· Sähköpostiosoite
· Puhelinnumero
· Ruoka-aineallergiat
5. Tietolähteet
Kerättävät tiedot saadaan henkilöltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
6. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n ulkopuolelle tai kolmansien osapuolien käyttöön
Tietoja ei lähtökohtaisesti milloinkaan luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön eikä EU:n ulkopuolelle. Rekisteröity on annettava nimenomainen suostumus henkilötietojensa mahdolliseksi siirtämiseksi, mikäli kolmannelle osapuolelle luovutetaan tietoja tapahtuman toteuttamista varten. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi kun tilataan jokin palvelu kolmannelta osapuolelta toimintaamme varten. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä toiminnan toteuttamiseksi.
7. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältäviin sähköisiin tiedostoihin ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja. Kaikissa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja voidaan säilyttää sähköisessä muodossa tai paperilla lukitussa tilassa, johon on pääsy vain luotetuilla henkilöillä. Rekisterinpitäjä huolehtii kaikin tavoin, että vain asiaankuuluvilla henkilöillä on yhdistyksen sisällä pääsy kerättyihin tietoihin. Tietoja säilytetään vain sen aikaa kun on tarpeellista, eli ennen tapahtumaa ja tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen viimeistään kuukauden kuluttua.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).